El Sistema de Administración o Back Office, es un sistema claramente separado del Punto de Venta, que cumple con la función de permitirle monitorear la operación y la administración de su negocio de manera centralizada reduciendo tiempos y costos, al mismo tiempo que aumentará su eficiencia, control, seguridad e integridad en toda su información.

En poco tiempo descubrirá que el Back Office es una herramienta imprescindible dentro de su negocio. OmniVent Back Office cuenta con una amplia gama de características entre las cuales podemos destacar:

    • Interfaz gráfica e intuitiva
    • La interfaz cuidadosamente diseñada de OmniVent BackOffice le permitirá operar de forma rápida y eficaz, y debido a su facilidad de uso, se encontrará trabajando de forma natural con él antes de que lo note.
    • Acceso restringido por usuario
    • Existen diferentes niveles de seguridad que usted define para que el usuario tenga o no acceso a dichas operaciones, y el sistema se encarga en todo momento de estar monitoreando, asignando y restringiendo privilegios a los usuarios del sistema.
    • Administración mediante catálogos
    • OmniVent BackOffice permite personalizar y capturar toda la información a través de catálogos con operaciones de inserción, edición, consulta y eliminación de información permitiendo con esto personalizar el sistema de acuerdo a las necesidades de su negocio.
    • Notas de Cargo
    • Las notas de cargo son documentos que representan un pago adicional a una venta o compra y son administradas desde OmniVent BackOffice.
    • Devoluciones
    • Las devoluciones de mercancía hacia un proveedor son administradas en un módulo especial dentro del sistema y permiten tener un control preciso y confiable para fines operativos y administrativos.
    • Terminales
    • Las terminales son entidades lógicas donde se define el número de equipos que tendrá asociados el sistema, y dicha administración se realiza desde su catálogo correspondiente dentro de OmniVent BackOffice.
    • Grupos de Descuento
    • Los grupos de descuento permiten tener una mayor flexibilidad y personalización a al asociar los productos con ciertos clientes, otorgando un descuento a todos aquellos pertenecientes al mismo grupo.
    • Administración de unidades de medida
    • Las unidades de medida son categorías que están en relación a otra unidad, tales como pieza, kilo, litro. Pueden ser utilizadas en la administración y elaboración de productos implícitos en recetas afectando el inventario de acuerdo a la cantidad definida. OmniVent BackOffice, viene precargado con las unidades de medida estándares.
    • Costeo de productos
    • El sistema cuenta con un proceso automatizado de costeo, que puede ser con base en el precio de la última compra del producto; o bien, si el producto es elaborado, se calcula con base en el costo total de su elaboración.
    • Kardex
    • Todos los movimientos de almacén en el sistema son registrados y contabilizados, con esto se logra tener a detalle cada uno de los movimientos por almacén o en general en un periodo determinado llegando a la existencia actual del producto en específico en ese momento.
    • Control de costos y recetas
    • OmniVent BackOffice permite administrar productos elaborados (recetas), las cuales se componen de insumos o subrecetas arrojando como costo de elaboración el total de la suma de los costos en proporción de cada ingrediente, mismos que pueden ingresarse en distintas unidades de medida respetando el costo unitario del insumo.
    • Descargas automatizadas de inventario
    • OmniVent BackOffice cuenta con un proceso automático de descarga de stock de almacenes, los cuales son realizados en el momento de la recepción de mercancía, ventas, cancelaciones, mermas, devoluciones, etc.
    • Módulo de compras
    • El módulo de compras es un proceso completo el cual cuenta con etapas e inicia con un pedido, seguido de recepción de mercancía y facturación de pedido, relacionándose con cuentas por pagar para poder tener los estados de cuenta de los proveedores respecto a estas cuentas pendientes de pago.
    • Inventarios Sistema vs Inventario Físico
    • El sistema tiene la capacidad de hacer inventario de producto por almacén considerando lo que arroja el sistema contra lo que físicamente existe, pudiendo ajustar el stock de los productos de acuerdo a la cantidad física definida en este módulo.
    • Reportes y Estadísticas
    • OmniVent BackOffice incluye reportes y estadísticas los módulos principales del sistema (compras, ventas, existencias, costos, cuentas por pagar, saldos vencidos y por vencer, clientes, proveedores, etc).
    • Cuentas por Pagar
    • Las cuentas por pagar son generadas a partir de una orden de compra y están relacionadas con proveedores, dentro de las cuales es controlado los días, fechas de pago, abonos y cargos para las cuentas activas.
    • Configuración
    • El sistema cuenta con un módulo de administración de dispositivos físicos a nivel lógico dentro del sistema, tales como mapeo de impresoras, terminales, cajas, los cuales son completamente parametrizables para lograr una mayor adecuación a su negocio.
    • Multi-Usuario
    • OmniVent Back Office le permite tener un número ilimitado de usuarios operando al mismo tiempo. Dichos usuarios son administrados desde su respectivo catálogo permitiéndole asignar perfiles y claves de seguridad dentro del propio sistema.
    • Perfiles y niveles de seguridad por usuario
    • Mediante el sistema OmniVent BackOffice pueden crearse un número ilimitado de perfiles de usuario cada uno con asignación de operaciones para posteriormente ser asignados a los usuarios del sistema.
    • Administración de promociones
    • El sistema de promociones que ofrece OmniVent es altamente configurable y flexible, lo cual requiere de un módulo de configuración intuitivo y amigable, administrado desde el BackOffice.
    • Notas de Crédito
    • Las notas de crédito son documentos que representan una bonificación a una venta o compra y son administradas desde OmniVent BackOffice.
    • Cajas
    • El sistema OmniVent permite definir ilimitadamente cajas lógicas y estas son administradas desde su respectivo catálogo.
    • Administración de divisas y tipos de cambio
    • OmniVent permite trabajar con cualquier divisa y permite definir tipos de cambio en tiempo real o bien alimentarlos manualmente, todo desde el catálogo integrado en el BackOffice.
    • Control de Inventario
    • El control de inventario es monitoreado y afectado en tiempo real y puede ser consultado en cualquier instante sin tener que detener la operación del sistema.
    • Administración de embalajes
    • OmniVent BackOffice permite administrar los embalajes de los productos para poder ser utilizados en las compras afectando el inventario de los productos de acuerdo al embalaje utilizado.
    • Control de almacenes (máximos y mínimos)
    • El módulo de inventarios cuenta con algunos parámetros para poder determinar su existencia para una orden de compra, es decir, si un producto está debajo de su mínimo sugerido en el inventario, con base en este dato debe hacerse una compra sugerida por el sistema.
    • Catálogo de categorías
    • El sistema permite agrupar los productos de acuerdo a la organización de su negocio, lo cual conlleva a la explotación de dichos productos dentro del sistema para fines específicos.
    • Gestión de movimientos de almacén
    • OmniVent cuenta con tipos de movimientos de entrada y salida de almacén predefinidos, y además tiene la ventaja de permitir al usuario crear sus propios tipos de movimientos de almacén personalizados, los cuales pueden usarse para hacer movimientos de entrada y salida entre almacenes, ajustes, inventarios etc.
    • Pedidos ligados a compras
    • Antes de realizar una compra dentro del sistema, existe un proceso denominado pedido (orden de compra) el cual permanece con su estatus de orden de compra hasta que se confirma, y es parte del proceso de compras para poder tener una mejor ubicación y estatus de dicho pedido.
    • Ajustes a inventario
    • El módulo de inventarios tiene la capacidad de hacer ajustes de almacén, y dichos ajustes pueden realizarse de acuerdo a los embalajes manejados en los productos. Por ejemplo, si un artículo se maneja en almacén por pieza y a su vez existen de ese mismo producto cajas, racks, tarimas, etc., esto puede ser ajustado en sus diferentes presentaciones haciendo una afectación real con base en la unidad en que es manejado en el almacén.
    • Explosión de insumos
    • La explosión de insumos es aplicada cuando un producto o ingrediente está involucrado en otro producto para su elaboración y se desea determinar qué cantidad del insumo se necesita para elaborar una cantidad determinada del producto elaborado. El sistema cuenta con un control detallado para poder determinarlo con exactitud en diferentes unidades de medida (litro, mililitro, galón, kilogramo, gramo, tonelada, etc.)
    • Proveedores con línea de crédito
    • OmniVent BackOffice permite definir montos de crédito, llevar un estado de cuenta, control de saldos y vencimientos hacia un proveedor.
    • Soporte para Auditoría
    • El sistema cuenta con una bitácora de movimientos en todos los módulos del sistema, especificando hora, fecha, módulo, usuario y operación realizada, cno lo cual se logra reunir información vital para apoyar la labor de auditoría.